Estilo de vida, Hogar, Ideas

Keep it neat

¡Hola a todos!

Hoy quería comentaros algo que el Señor Chang me vino contando un día que volvía del trabajo y que me pareció muy interesante: cómo mejorar nuestra productividad mejorando nuestro espacio de trabajo.

untidy

La mayoría de nosotros desempeñamos nuestras actividades profesionales (o estudiantiles) en un escritorio  y generalmente delante de un ordenador. Pese a que cada vez más los documentos con los que trabajamos están en versión digital, solemos tener bastantes papeles y objetos encima de la mesa que hacen que a veces nuestro espacio, generalmente reducido, de trabajo resulte caótico.

En mi caso particular, al estudiar arquitectura, mantener mi escritorio en orden es todo un reto. Trabajo con papeles generalmente de gran formato, el portátil con el ratón, bolígrafos, rotuladores, cuadernos, folios para esbozar algo…y un largo etcétera. Sin embargo, me resulta de vital importancia mantener un orden dentro de todo ese conjunto de objetos y documentos que necesitamos tener a mano, con el fin de poder trabajar en un entorno agradable y limpio, que con seguridad aumentará mi productividad.

Por ello os quería hablar de cómo organizar nuestro entorno de trabajo en cuatro pasos, inspirándome en el conocido método japonés de las “5s”.

1.Clasificación

Primeramente tendremos que clasificar los elementos en función de si nos son o no necesarios en el ámbito de trabajo. Nos desprenderemos de todo aquello que resulte inútil. Asimismo, es importante hacer acopio de todo lo que, por el contrario, vayamos a necesitar con seguridad.

Es importante recalcar que habrá algunos elementos que usaremos con más frecuencia que otros, por ello, esto deberá también tenerse en cuenta a la hora de colocar dichos elementos en el entorno de trabajo. Lo que necesitemos constantemente deberemos tenerlo a mano, mientras que aquello que vayamos a usar con algo menos de frecuencia podremos ponerlo más lejos, incluso apartarlo de nuestro campo de visión. Debemos establecer una “jerarquía” de nuestras necesidades.

2.Orden

Debemos organizar nuestro entorno de trabajo de manera que podamos trabajar en él de una manera ágil.

Cada cual deberá establecer dónde debe colocar según qué cosa en función del trabajo que esté desempeñando. Por ejemplo, una grapadora es algo que yo no tengo por qué tener a la mano siempre pero otra persona puede que necesite tenerla constantemente a su alcance sin tener que desplazarse.

Aquello que usemos con frecuencia deberemos tenerlo cerca, para evitar desplazamientos. Si implantamos este orden sabremos dónde está cada cosa y perderemos menos tiempo=mayor productividad.

En mi caso, cuento con dos muebles auxiliares. Uno en el que guardo las cosas que no son necesarias en el día a día, y otro justo detrás de la silla, donde guardo lo que necesito tener más a mano a diario. Esto me permite alcanzar las cosas sin necesidad de levantarme, con un simple giro a la silla del escritorio puedo tener todo lo que necesito. Además, lo tengo ordenado según esa jerarquía de la que os hablaba antes. Lo que más uso (rotuladores, papeles sucios, reglas, tijeras…) en el primer estante. Más abajo tengo libros que de vez en cuando necesito consultar, y la típica caja con los cables para el cargador, el ratón, el disco duro etc.

Siendo conscientes del orden que hemos impuesto sobre nuestros objetos, ahorraremos tiempo pues sabremos exactamente dónde está aquello que buscamos en un momento determinado. Iremos al grano, al estante o cajón donde sabemos que está.

3.Limpieza

Para poder trabajar en un entorno amable, la limpieza es algo fundamental, y si hemos llevado a cabo los dos pasos anteriores, nos será mucho más fácil y cómodo llevar este paso a cabo. Es importante que controlemos la limpieza de manera periódica para que nuestro ámbito de trabajo se mantenga siempre en las condiciones óptimas.

Si mantenemos el orden y nos hemos deshecho de lo innecesario, podremos trabajar en un escritorio despejado (y limpio) que seguro que nos resulta más atractivo.

4.Disciplina

Lo que resulta fundamental es la constancia. Está claro que todos somos capaces de poner orden en un momento dado, pero lo realmente complicado es tratar de mantenerlo. Es por ello que deberemos someter nuestro espacio de trabajo a constante revisión. Si nos descuidamos, es muy probable que el caos vuelva a reinar en el escritorio.

Yo ya me he propuesto seguir a rajatabla estos pasos porque estos últimos días tenía demasiadas cosas apiladas y sin duda me desconcentraban. Os aseguro que trabajar en un espacio despejado es mucho más agradable y sin duda favorece la concentración. Pese a que en un principio pueda parecer difícil entrar en esta dinámica, os animo, pues una vez que la asimiléis os aportará innumerables beneficios.

keep it neat

Espero que os haya sido útil.

¡Hasta la próxima!

Hi everyone!

I wanted to share with you some ideas about how to keep in order our workspace because it will increase our concentration and productivity.

I have always found it difficult to keep my desk in order because of my studies. I have to work with big papers, my laptop with the mouse, felt tips, papers in case I have to sketch something quick, notebooks etc. Nevertheless, I find it very important to work in a comfortable and pleasant space, because it will obviously improve my output.

There are four steps to follow if you want to keep your place in order:

1. Classification

First of all, we have to get rid of all of those objects that are unnecessary. Additionally, we will have to have all the necessary things that we certainly need for our work.

2. Order 

In order to be able of working in an efficient space, we will need to classify our things according to the frequency in which we use them. 

For example, I don´t usually use a stapler, nevertheless, someone may be using it constantly throughout the day. The way in which we organize our stuff will mainly depend on our necessities. Those things that are essential for our job will need to be as near as possible in order to save time and make our time more productive, which is the key of this method. 

3. Cleaning

If we have already taken the first two steps, this third one will be much more easy. It is very important to keep a clean desk and if we have everything in order, cleaning our workspace will not take too much effort.

We will have to clean our workspace regularly for it to be always neat and stay pleasant for us.  

4. Discipline

The most important steps of all is to be persistent with the method. Everyone is capable of tidying up every once in a while, but the real challenge is to keep it always tidy and in order. This is why we will have to check on the conditions of our workspace constantly. If we are careless, it is very likely that the chaos returns to our desk. 

I have already decided to commit to these steps because recently my desk was a complete mess and I could not concentrate. I can guarantee you that working in a neat and tidy environment is much more pleasant and without any doubt, it benefits our concentration and our potential output. 

Although starting this dynamic may sound rough, I encourage you to try it because once you get into the habit, you will find many benefits. 

See you!

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